Bạn đang làm việc với nhiều freelancer nhưng cảm thấy mọi thứ rối tung lên? Bạn phải chạy theo từng người, kiểm tra tiến độ, chỉnh sửa, giao tiếp, điều phối… khiến bạn kiệt sức? 🤯 Nếu bạn từng nghĩ “Thuê freelancer giúp tiết kiệm chi phí và thời gian” thì đến khi phải quản lý nhiều freelancer cùng lúc, mọi chuyện lại không đơn giản như vậy.
Trong bài viết này, vLance.vn sẽ giúp bạn mổ xẻ vấn đề quản lý nhiều freelancer cùng lúc, chia sẻ các giải pháp cụ thể, và hướng dẫn cách xây hệ thống làm việc linh hoạt – hiệu quả – tiết kiệm mà vẫn giữ chất lượng đầu ra cao.
ĐĂNG TUYỂN DỰ ÁN NGAY TẠI VLANCE!
Bài viết có gì?
I. Vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp làm việc với nhiều freelancer cùng lúc?
Không khó để bắt gặp các công ty hiện nay chọn thuê 3–10 freelancer thay vì tuyển 1 nhân viên full-time. Vì sao?
Chi phí linh hoạt hơn: Freelancer được trả theo dự án, không mất lương cứng, phúc lợi, thuế TNCN,…
Tiếp cận chuyên gia đa lĩnh vực: Thiết kế, content, ads, web dev, mỗi người chuyên một mảng → hiệu quả cao hơn.
Tăng tốc độ triển khai: Làm nhiều việc song song, nhanh hơn 1 nhân sự làm từng thứ một.
Không ràng buộc về địa lý: Có thể chọn freelancer giỏi dù họ ở Đà Nẵng, Cần Thơ hay Canada.
Tuy nhiên, vấn đề bắt đầu nảy sinh khi bạn phải điều phối từ 5 người trở lên. Mỗi người 1 múi giờ, 1 phong cách làm việc, deadline thì không đồng bộ… Bạn đang rơi vào trạng thái “project manager bất đắc dĩ”.
II. Bạn đã biết – 4 khó khăn phổ biến khi quản lý nhiều freelancer cùng lúc
1. Mất kiểm soát tiến độ
Bạn có thể dễ dàng quản lý 1–2 người, nhưng khi con số này lên tới 5, 7, 10 thì việc nắm rõ ai làm gì, đến đâu, bao giờ xong trở thành thách thức.
Ví dụ: Bạn thuê 1 người viết nội dung, 1 người thiết kế hình, 1 người chạy quảng cáo. Nếu content chậm 2 ngày, toàn bộ chiến dịch bị lùi. Nhưng bạn không phát hiện ra sớm vì không có công cụ hay lịch trình quản lý rõ ràng.
2. Truyền đạt lệch thông tin
Mỗi freelancer là một cá nhân độc lập, không cùng “văn hóa doanh nghiệp”. Việc truyền tải đúng thông điệp, kỳ vọng và brand voice không dễ.
👂 Bạn nói A, người này hiểu A’, người kia làm ra B. Vừa mất thời gian sửa, vừa mệt mỏi tinh thần.
3. Mỗi người một khung giờ làm việc
Bạn gửi tin nhắn lúc 9h sáng, người trả lời lúc 5h chiều, người khác lại check lúc 11h đêm. Khi làm việc với nhiều người như vậy, thời gian chờ đợi phản hồi có thể kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ chung.
4. Không đồng nhất đầu ra
Dù bạn thuê 3 designer, 3 video editor, hay 3 content writer thì sản phẩm của họ rất dễ “lệch tone”, vì mỗi người có cách hiểu khác nhau.
👉 Kết quả là bạn phải chỉnh sửa, đồng bộ lại – và thời gian “quản lý” đó có thể còn tốn hơn cả làm việc trực tiếp.
Làm sao đảm bảo chất lượng đồng nhất khi thuê nhiều freelancer?
Hãy thiết lập bộ guideline thương hiệu (màu sắc, font, tone & voice, cấu trúc bài viết, quy chuẩn hình ảnh) và gửi ngay khi bắt đầu.
Freelancer có khung tham chiếu thống nhất sẽ dễ tạo ra sản phẩm đồng bộ, giảm thời gian chỉnh sửa và giúp dự án giữ “chất riêng” của thương hiệu.
III. Vậy làm sao để quản lý nhiều freelancer cùng lúc hiệu quả hơn?
Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: Bạn muốn làm “project manager”, hay bạn muốn sản phẩm hoàn thành đúng chất lượng và thời gian?
Nếu bạn chọn vế thứ 2, hãy để vLance giúp bạn!
Dưới đây là 5 giải pháp thực tế, được đúc kết từ hàng ngàn dự án thành công tại vLance.vn.
1. Sử dụng công cụ quản lý dự án ngay từ đầu
Đừng quản lý bằng Zalo, Messenger hay email rời rạc. Những công cụ như Trello, Notion, ClickUp, hoặc Google Sheets giúp bạn tạo:
✅ Bảng phân công công việc
✅ Lịch deadline rõ ràng
✅ Giao diện kéo – thả dễ dùng
✅ Ghi chú chi tiết – ai làm gì – khi nào
🎯 Mẹo nhỏ: Tại vLance, bạn có thể đính kèm Google Sheet hoặc tài liệu project trực tiếp khi đăng job để freelancer hiểu rõ hệ thống làm việc ngay từ đầu.
Có nên dùng chung một công cụ quản lý cho tất cả freelancer không?
Có, và nên bắt đầu ngay từ đầu dự án.
Việc dùng chung một nền tảng như Notion, Trello, hoặc Workroom trên vLance.vn giúp tất cả freelancer nắm rõ tiến độ, feedback và deadline ở cùng một nơi. Điều này giảm tình trạng “người làm xong mà người khác chưa biết,” tránh trễ deadline dây chuyền.
Làm sao duy trì giao tiếp hiệu quả khi nhóm freelancer làm việc từ xa?
Thiết lập kênh giao tiếp cố định (Slack, Workroom trên vLance, Notion Chat…).
Gửi bản tóm tắt cuối ngày/tuần để tất cả cập nhật tiến độ.
Đặt quy tắc rõ: phản hồi trong bao lâu, họp định kỳ khi nào.
Điều này giúp bạn kiểm soát nhịp độ làm việc mà không cần “đứng sau giám sát” từng người.
2. Tuyển freelancer theo mô hình team – dự án
Thay vì tuyển từng người lẻ, bạn có thể tìm các nhóm freelancer hoặc đăng dự án quy mô tại vLance. Nhờ đó:
👥 Bạn có 1 người lead team, phụ trách trao đổi, tổng hợp và bàn giao.
🔁 Freelancer tự phối hợp với nhau, bạn chỉ việc nhận sản phẩm cuối cùng.
✅ Trên vLance có sẵn nhiều nhóm freelancer chuyên nghiệp làm theo team, đặc biệt trong mảng content, media, marketing.
3. Đặt rõ kỳ vọng, quy chuẩn ngay từ đầu
Một trong những lý do khiến quản lý freelancer trở nên mệt mỏi là bạn không đặt tiêu chuẩn ngay từ đầu.
Hãy chuẩn bị sẵn:
- Brief rõ ràng (nội dung, format, tone of voice)
- Mốc thời gian cụ thể từng phần
- Mẫu sản phẩm tham khảo
Các yêu cầu cũng như quy chuẩn về công việc nên được nên rõ trong hợp đồng làm việc giữa hai bên. Xem chi tiết về cách tạo hợp đồng trong bài viết sau: Hợp đồng mẫu khi thuê freelancer: Tất cả những gì bạn cần biết trước khi bắt đầu
👉 vLance có hỗ trợ khách hàng mẫu brief chuyên nghiệp, bạn chỉ việc chọn mẫu phù hợp ngành nghề và điều chỉnh lại.
4. Ưu tiên những freelancer có kinh nghiệm làm việc theo nhóm
Khi đăng job, hãy ưu tiên những ứng viên có mô tả:
“Từng làm việc trong nhóm đa ngành”
“Đã cộng tác trong các chiến dịch marketing 360 độ”
“Biết cách phối hợp với content/designer/dev để ra sản phẩm đồng nhất”
🎯 Những freelancer như vậy thường có khả năng giao tiếp, hiểu deadline và biết nhường nhịn trong team – giúp bạn giảm thời gian quản lý.
Ngoài ra, các thông tin liên quan đến công việc phải được nêu ra đúng như đã trình bày ở bài đăng tuyển dụng. Để có 1 bài đăng tuyển Freelancer đầy đủ và rõ ràng, bạn có thể tham khảo các bài viết:
- Cách đăng bài tuyển cộng tác viên: Hướng dẫn đầy đủ để thu hút ứng viên chất lượng
- Mẫu bài đăng tuyển cộng tác viên: Cách viết chuẩn chỉnh giúp bạn thu hút đúng người, tiết kiệm thời gian
5. Giao việc qua mô hình “Gói dịch vụ” để dễ so sánh
Không chỉ có mô hình Dự án (client đăng yêu cầu → freelancer ứng tuyển → trao đổi và lựa chọn), vLance.vn còn phát triển một mô hình cực kỳ thuận tiện dành cho các khách hàng bận rộn hoặc đang quản lý nhiều freelancer cùng lúc: đó là Gói dịch vụ.
Gói dịch vụ là những công việc đã được freelancer định nghĩa sẵn về phạm vi, giá cả và thời gian thực hiện. Bạn chỉ cần lựa chọn gói phù hợp, thanh toán, và freelancer sẽ triển khai toàn bộ từ A–Z mà bạn không cần mất công trao đổi quá nhiều.
Chẳng hạn, bạn cần làm một video quảng cáo ngắn để chạy Facebook Ads cho sản phẩm mỹ phẩm. Bạn vào vLance, tìm gói “Video quảng cáo 30 giây” → xem mô tả, demo → chọn gói phù hợp → freelancer tự triển khai, đúng thời gian, đúng chất lượng.
👉 Kết quả: Bạn không cần tuyển chọn, không cần brief chi tiết, không cần kiểm tra từng bước – freelancer đã có sẵn quy trình chuyên nghiệp cho gói đó.
Gợi ý một số gói phổ biến trên vLance:
📸 Gói thiết kế banner quảng cáo
📝 Gói viết bài SEO 1000 từ chuẩn ngành
🎬 Gói dựng video Tiktok bán hàng 15–30 giây
🌐 Gói thiết kế landing page giới thiệu sản phẩm
🛍️ Gói setup và tối ưu gian hàng Tiktok Shop
…
Đặc biệt, khi bạn phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc, việc chia nhỏ công việc thành các gói rõ ràng và để freelancer làm từ A–Z sẽ giúp bạn giảm tải cực kỳ hiệu quả.
Hãy thử khám phá các Gói dịch vụ trên vLance.vn – bạn sẽ thấy làm việc với freelancer chưa bao giờ dễ dàng đến thế.
THUÊ NGAY CÁC GÓI DỊCH VỤ TRÊN VLANCE
Tổng kết: Vấn đề không nằm ở freelancer, mà nằm ở cách bạn điều phối
👉 Làm việc với freelancer không khó.
👉 Làm việc với nhiều freelancer cùng lúc, thiếu hệ thống, thiếu công cụ, thiếu phương pháp – mới là thách thức.
Hãy để vLance giúp bạn.
Từ đăng job, chọn người, đến triển khai – vLance đều có các công cụ và đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ.
Bạn cần thuê người làm việc hoặc là freelancer đang tìm việc, hãy gọi hoặc gửi thư cho chúng tôi để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ miễn phí.
Số điện thoại hỗ trợ: 024.6684.1818
Email hotro@vlance.vn
Hoặc tìm việc trực tiếp tại: https://www.vlance.vn/