Khi thuê freelancer để thực hiện các công việc như viết bài, thiết kế, lập trình, quản lý fanpage,… phần lớn client sẽ tập trung vào báo giá ban đầu. Nhưng thực tế, nhiều doanh nghiệp đã “ngã ngửa” khi tổng chi phí cuối cùng lại vượt xa dự kiến ban đầu – lý do nằm ở những chi phí phát sinh với freelancer mà ít ai lường trước.
Vậy chi phí phát sinh là gì? Nó đến từ đâu? Và làm thế nào để kiểm soát nó hiệu quả mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc?
Cùng khám phá chi tiết qua bài viết này, để chủ động lên kế hoạch tài chính, chọn đúng freelancer và tránh bị “vỡ kế hoạch” khi triển khai các dự án thuê ngoài.
Bài viết có gì?
I. Chi phí phát sinh với freelancer là gì?
Hiểu đơn giản, chi phí phát sinh với freelancer là các khoản phí không nằm trong báo giá ban đầu giữa bạn và freelancer, nhưng lại phát sinh trong quá trình triển khai vì nhiều lý do như mở rộng phạm vi công việc, yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần, thời gian kéo dài,…
Ví dụ như tình huống sau:
Bạn thuê freelancer thiết kế logo với giá 1 triệu VNĐ. Nhưng sau 2 vòng chỉnh sửa, bạn muốn thêm 1 phiên bản theo phong cách khác hoàn toàn. Freelancer báo thêm 300k nữa. Đó chính là chi phí phát sinh.
II. Vì sao chi phí phát sinh với freelancer thường xảy ra?
Thực tế, chi phí phát sinh không hẳn do freelancer “cố tình tính thêm”, mà phần lớn đến từ sự thiếu rõ ràng trong mô tả công việc, khác biệt kỳ vọng hoặc cách giao tiếp chưa hiệu quả.
Một vài lý do phổ biến:
😕 Brief không đầy đủ: Client chưa mô tả chi tiết đầu ra mong muốn, dẫn đến việc freelancer hiểu sai – và phải làm lại.
🔄 Chỉnh sửa vượt giới hạn: Freelancer chỉ đồng ý chỉnh sửa 2 lần, nhưng bạn yêu cầu tới 5 lần.
📈 Thay đổi phạm vi công việc (scope creep): Ban đầu là viết 5 bài, sau đổi thành 8 bài – tất nhiên, phải thêm phí.
🕐 Kéo dài deadline: Nếu bạn phản hồi chậm khiến dự án trễ tiến độ, freelancer có thể tính thêm phí giữ lịch.
III. 05 loại chi phí phát sinh với freelancer mà doanh nghiệp dễ bỏ sót (và cách kiểm soát hiệu quả)
Dưới đây là những dạng chi phí phát sinh với freelancer phổ biến nhất, bạn nên nắm rõ để lường trước và phòng tránh:
1. Phí chỉnh sửa thêm ngoài thỏa thuận
Hầu hết freelancer đều giới hạn số lần chỉnh sửa miễn phí (thường là 1–2 lần). Nếu vượt quá, họ có quyền tính phí.
💡 Lưu ý: Hãy thống nhất số lần chỉnh sửa và tính phí từ đầu. Ghi rõ trong mô tả dự án giúp hạn chế mâu thuẫn.
2. Phí thay đổi yêu cầu giữa chừng (Scope Creep)
Đây là một trong những nguyên nhân nguy hiểm nhất dẫn đến chi phí đội lên.
🧨 Ví dụ:
Bạn yêu cầu freelancer viết bài SEO 1000 từ. Nhưng sau đó muốn thêm infographic, rồi nhờ đăng bài lên web, chỉnh lại meta, làm thêm hình ảnh,… Tổng công việc tăng gấp đôi.
3. Phí công cụ hoặc nền tảng bên ngoài
Một số freelancer cần sử dụng phần mềm có phí (ví dụ: Canva Pro, ChatGPT Plus, Adobe Fonts,…). Nếu bạn yêu cầu họ dùng công cụ đó mà họ chưa có sẵn, chi phí có thể được cộng thêm.
Tip hay: Với các dự án yêu cầu công cụ đặc biệt, bạn có thể chủ động tài trợ phần mềm hoặc chuyển công việc đó sang nội bộ để tiết kiệm.
4. Phí làm gấp (Urgent Fee) / Làm ngoài giờ
Bạn cần kết quả chỉ sau 1 đêm? Freelancer có thể đồng ý – nhưng sẽ tính phí tăng thêm 20–50% vì phải làm việc ban đêm hoặc hoãn việc khác.
Gợi ý: Lên kế hoạch sớm và có thời gian buffer giúp tránh phải trả phí này.
5. Phí quản lý/điều phối nếu nhiều freelancer cùng tham gia
Với các dự án lớn (thiết kế web, chạy chiến dịch marketing…), bạn cần nhiều freelancer cùng làm. Lúc này, chi phí quản lý dự án hoặc điều phối chung có thể phát sinh nếu không có nhân sự chuyên trách từ phía bạn.
IV. Làm sao để hạn chế chi phí phát sinh khi thuê freelancer?
Chi phí phát sinh không thể loại bỏ hoàn toàn – nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và giảm thiểu tối đa bằng những nguyên tắc sau:
1. Viết mô tả công việc thật chi tiết và rõ ràng
Đây là bước quan trọng nhất. Mô tả càng rõ, freelancer hiểu đúng càng cao, khả năng phát sinh càng thấp.
📋 Gợi ý cấu trúc mô tả job tốt:
Mục tiêu công việc
Sản phẩm đầu ra cần giao
Thời gian hoàn thành
Giới hạn chỉnh sửa
Công cụ sử dụng
Phạm vi công việc không bao gồm
2. Chọn freelancer chuyên nghiệp, có đánh giá tốt
Người có kinh nghiệm thường chủ động làm rõ công việc ngay từ đầu, đưa ra hợp đồng rõ ràng và báo giá minh bạch.
Trên vLance, bạn có thể lọc freelancer theo:
⭐ Đánh giá từ khách cũ
💼 Số dự án đã làm
📊 Portfolio chi tiết
⏱️ Tỷ lệ đúng deadline
3. Thống nhất rõ ràng trước khi bắt đầu: Không ngại hỏi
Đừng ngại hỏi:
❓ Có bao nhiêu lần chỉnh sửa miễn phí?
❓ Có cần dùng phần mềm mất phí không?
❓ Làm gấp có phụ phí không?
Ghi lại các thỏa thuận quan trọng qua tin nhắn, email hoặc hợp đồng để làm bằng chứng khi cần.
4. Sử dụng nền tảng trung gian để kiểm soát tiến độ
Nền tảng như vLance.vn có hệ thống quản lý milestone (giai đoạn), chat trao đổi, nộp bài, phản hồi trực tiếp và chấm công giúp bạn dễ dàng kiểm soát mọi bước làm việc với freelancer.
Lợi ích từ việc xử lý này:
Không sợ quên deadline
Có log trao đổi để đối chiếu khi phát sinh vấn đề
Dễ xử lý khi có tranh chấp
V. Trường hợp nào nên chọn dịch vụ có báo giá trọn gói?
Nếu bạn muốn hạn chế tối đa chi phí phát sinh, hãy cân nhắc lựa chọn:
Gói dịch vụ trọn gói trên vLance (ví dụ: Thiết kế logo trọn gói 1 triệu – bao gồm 2 concept, 2 vòng chỉnh sửa, file vector)
Gói dịch vụ combo (thiết kế + content + đăng bài + chạy ads)
Biết trước chi phí
Không lo chỉnh sửa bị tính thêm
Không cần tự quản lý freelancer
VI. Khi nào nên nâng cấp tài khoản/doanh nghiệp?
Nếu bạn thường xuyên tuyển dụng freelancer, triển khai nhiều dự án cùng lúc hoặc muốn hạn chế phát sinh, tối ưu hiệu suất, bạn nên nâng cấp tài khoản:
🎁 Tài khoản nâng cấp giúp bạn:
Đăng dự án nổi bật hơn → thu hút freelancer giỏi hơn
Được đội ngũ hỗ trợ sàng lọc ứng viên, tư vấn dự án
Có công cụ quản lý chi tiết hơn (theo dõi tiến độ, báo cáo chi phí, xuất hóa đơn,…)
Kết luận: Chủ động kiểm soát – Không lo phát sinh
Chi phí phát sinh với freelancer là điều hoàn toàn có thể kiểm soát nếu bạn chuẩn bị kỹ ngay từ đầu. Việc hiểu rõ các loại phát sinh, lên kế hoạch chi tiết và lựa chọn nền tảng uy tín như vLance.vn sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và ngân sách đáng kể.
Bạn đang có dự án cần thuê freelancer nhưng lo lắng phát sinh chi phí?
Hãy đăng dự án trên vLance.vn – nơi bạn có thể dễ dàng:
Mô tả rõ yêu cầu
Nhận báo giá cạnh tranh từ nhiều freelancer
Kiểm soát tiến độ, chi phí rõ ràng
Hoặc liên hệ vLance để được tư vấn giải pháp toàn diện!
APPLY – TÌM VIỆC TẠI VLANCE NGAY HÔM NAY!
Bạn cần thuê người làm việc hoặc là freelancer đang tìm việc, hãy gọi hoặc gửi thư cho chúng tôi để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ miễn phí.
Số điện thoại hỗ trợ: 024.6684.1818
Email hotro@vlance.vn
Hoặc tìm việc trực tiếp tại: https://www.vlance.vn/